Prodi mempunyai pedoman tertulis tentang sistem seleksi, perekrutan, penempatan, pengembangan, retensi, dan pemberhentian dosen dan tenaga kependidikan yang dilaksanakan secara konsisten. Ada 2 prosedur  yang berlaku di Universitas Sumatera Utara sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku:

1.  Rekrutmen dosen dilakukan oleh Universitas Sumatera Utara melalui mekanisme seleksi dan administrasi yang sudah baku. Penerimaan dosen dilakukan secara terbuka dengan mengumumkan setiap lowongan yang ada melalui media massa, sesuai dengan Undang-Undang:

1.  UU No. 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi Pasal 69ayat 2,3, pasal 70 ayat 1,2,3,4, dan pasal 71 ayat 1,2,3,4;
2.  UU No. 8/974 tentang pokok-pokok  kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan UU No.43/1999;
3.  PP No.98/2002 tentang Pengadaan PNS;
4.  PP No. 54/2003 tentang Perubahan  PP No.97/2000 tentang Formasi PNS;
5.  Peraturan Kep.BKN No.30/2007 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan CPNS;
6.  Kepmendikbud No. 106/P/2012 tentang Tim Pengadaan CPNS;
7.  Keputusan MWA No. 1/SK/MWA/2005 tentang AD/ART Universtas Sumatera Utara;
8.  MP-GKM Program Studi Sastra Batak tentang Penerimaan Dosen

2.  Rekrutmen dosen luar biasa dilakukan dengan persyaratan sebagai berikut:
1.  Ijazah minimal S2;
2.  Sesuai bidang keahlian;
3.  Membuat permohonan (lamaran) ke Program Studi Sastra Batak untuk dikirimkan ke Fakultas dan ke Universitas  untuk diterbitkan SK.
Pengembangan/Retensi
-  Mengikuti pelatihan PEKERTI, AA yang diselenggarakan UPP-USU;
-  Melanjutkan pendidikan ke jenjang S-3;
-  Mengikuti seminar, karya ilmiah, dan simposium (lokal, nasional dan internasional).
Pemberhentian Dosen dan Tenaga Kependidikan
Pemberhentian dosen dan tenaga kependidikan sesuai SK No. 1179/H5.1.R/SK/SDM/2008 berkaitan pasal 16 (sanksi peraturan disiplin) dan pasal 13 (pejabat berwenang memberikan hukuman disiplin), dengan ketentuan:
-  Berhalangan tetap;
-  Ikut suami/istri;
-  Terlibat narkoba;
-  Menjadi anggota legislatif atau eksekutif.